2　文書取扱主任は，庶務を担当する職員で係長に相当する職にあるもの(庶務を担当する職員が主事である場合にあっては，その上司たる係長)をもって充てる。

3　文書取扱主任は，次に掲げる事務をつかさどる。

2　総務課の文書取扱主任は，文書を受領したときは，当該文書の封筒に受付印を押し，封筒(あて名が特定の個人であるものを除く。)を開封し，主務課の文書取扱主任に配布するものとする。

3　文書の収受手続は，主務課の文書取扱主任が当該文書に受付印を押し，文書収受番号簿(様式第1号)に所要の事項を記載して行う。ただし，次に掲げる文書は，収受手続の一部を省略することができる。

4　書留，配達証明，内容証明その他の特殊取扱いの郵便物の収受手続は，総務課の文書取扱主任が特殊文書収受番号簿(様式第2号)に所要の事項を記載して行う。

5　主務課の文書取扱主任は，総務課の文書取扱主任から配布された文書のうち，その所掌に属しないものがあるときは，その事由を付して総務課の文書取扱主任に返付しなければならない。

2　情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律(平成14年法律第151号)第6条第3項の規定は，受信した電子メールについて準用する。

2　前項の規定にかかわらず，広域連合長が決裁する事案であって異例又は機密に属するものについては，主務課長は，自ら起案することができる。この場合において，当該主務課長は，自ら広域連合長に説明し，決裁を受けるものとする。

2　前項本文の規定にかかわらず，決裁権者が意思決定と同時に起案文書を作成することが困難であるときは，事後に起案文書を作成することができる。

3　次に掲げる事項その他の事務又は事業の実績については，起案文書を作成するものとする。

4　次に掲げる機関又は組織の会議については，議事要旨を作成するものとする。

2　起案用紙には，決定原案，起案説明(当該決定を必要とする理由，経緯等をいう。以下同じ。)，施行文その他必要な事項を記載するものとする。

3　法令の適用に係る起案説明には，当該起案の根拠となる法令又は例規の関係条文を記述し，又は添付しなければならない。

4　送付された文書(第5条第1項の規定により送付された文書とみなされたものを含む。第14条及び第16条第1項及び第2項において同じ。)に起因して行う起案には，当該送付された文書を起案文書に添付しなければならない。

2　他の課の所掌事務に関係する起案について，起案者は，主管の課の長の署名又は押印を経た後で，当該他の課に合議をしなければならない。

3　特に至急に処理する必要があるときその他特別の理由があるときは，起案者が起案文書を持ち回って決裁を求めることができる。

4　日時の都合その他やむを得ない事由により起案することが困難であると認められるときは，起案によらないで決裁権者の承認を求めることができる。ただし，事後において決裁手続を経なければならない。

2　起案文書により回議又は合議を受けた者は，決定原案の同一性が損なわれるほどの修正をする必要があると認めるとき，又は決定原案に異議があるときは，起案者に起案文書を差し戻すことができる。

3　前項の規定により差し戻した起案文書が再び回議され，又は合議された場合において，決定原案が差戻し前とほとんど同じであるとき，又は差し戻した趣旨と異なる趣旨に決定原案が修正されて来たときは，差し戻した者は，当該決定原案に反対の意見を付して押印し，又は署名して当該決定原案を回付することができる。この場合において，既に差戻しをした者については，再び合議された決定原案を自ら修正して回付することはできない。

4　起案文書について，決裁権者又は回議を受けた者が反対の意思決定をしたときは，起案者は，起案用紙の上部余白に「廃案」の表示を記載し，廃案となった理由を付して整理し，及び保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，図書，刊行物その他軽易な送付された文書については，供覧書を用いず，回覧することができる。

3　事務又は事業に係る経過説明，進ちょく状況，懸案事項，てん末，処理方針，説明会又は会議の議事要旨その他上司へ報告する必要があると認められる事項については，第1項本文の供覧書を用いて速やかに供覧しなければならない。

4　第9条第1項及び第2項の規定は，前3項に規定する文書の供覧について準用する。

2　前項本文の規定にかかわらず，総務課長が特に指定する決裁済起案文書については，主務課の文書取扱主任は，総務課長が定める文書番号簿に所要の事項を記載して管理することができる。

2　往復文等で決裁手続を経ないものには，文書記号及び文書番号に代えて「事務連絡」と記載するものとする。この場合において，発信者名には，課名を用いるものとする。

3　第1項の文書番号簿の文書番号は，暦年による一連番号を用いるものとする。

2　発信者が広域連合長又は会計管理者であるときは，職名及び氏名を記載しなければならない。

3　発信者が専決権者であるときは，職名のみを記載するものとする。

2　前項ただし書の規定により公印及び割り印の押印の手続を省略したときは，発信者名の下に「(公印省略)」と記載しなければならない。

2　起案者は，文書を発送したときは，起案文書に当該発送の日付を記載しなければならない。

3　電子メールの発信の手続は，起案者が行うものとする。

2　起案者は，文書を緊急に発送する必要があるときは，当該文書の発送に先立ち，当該文書に係る情報をファクシミリ装置を使用して送信することができる。

2　前項の審査を受けるには，審査担当による予備審査を経なければならない。

2　文書の保管単位は，課とする。ただし，事務室の状況その他特別の事情により総務課長が他の保管単位によることが適当であると認めるときは，この限りでない。

3　電磁的記録の管理にあっては，この規程に定めるもののほか，別に定める方法により管理するものとする。

2　個別フォルダーには，文書ファイルの所属年度，名称及び保存期間を記載したフォルダーラベル(個別フォルダーの山にはり付けるラベルをいう。以下同じ。)をはり付けるものとする。

3　フォルダーラベルは，個別フォルダーごとに色を区別し，白，黄，緑，桃及び青の順序に従って色を替えるものとする。

4　使用した個別フォルダーをファイリングキャビネットに収納しようとするときは，第2ガイドの直後に収納するものとする。

2　個別フォルダーの組をまとめて中分類の機能を持たせるため，第2ガイドの組は，相互に密接に関連を有する個別フォルダーをまとめて作成するものとする。

3　第1ガイド内の第2ガイドの組の並べ方の順序は，おおむね次のとおりとする。

4　第2ガイドの組は，個別フォルダーにはり付けられたフォルダーラベルを同一の色で統一するものとする。

5　年度途中において第2ガイドの組を作成し，既存の第2ガイドの組と組との間に収納する場合における当該収納する第2ガイドの組の色(個別フォルダーにはり付けるフォルダーラベルの色をいう。以下この項において同じ。)は，当該収納する第2ガイドの直後に来る第2ガイドから数えて3番目の第2ガイドの組の色と同一のものとする。

2　前項の規定にかかわらず，ファイリングキャビネットに保管することが不適当と認められる文書については，ファイリングキャビネット以外の保管用具に保管することができる。この場合において，所在確認カード(文書ファイルをファイリングキャビネット以外の保管用具に収納する場合における当該文書ファイルの名称，当該保管用具の記号番号その他必要な事項を記載した厚紙をいう。様式第6号)をファイリングキャビネットの所定の位置に収納しなければならない。

3　現年度の文書ファイルは，ファイリングキャビネットの上段の引き出しに収納するものとする。この場合において，現年度の文書ファイルの全部をファイリングキャビネットの上段の引き出しに収納することができないときは，ファイリングキャビネットの中段の引き出しにも収納することができる。

4　現年度の文書ファイルは，年度末に点検し，及び整理し，ファイリングキャビネットの上段の引き出し(前項後段の規定により現年度の文書ファイルを中段の引き出しに収納している場合にあっては，ファイリングキャビネットの中段の引き出し。次項及び第30条第3項において同じ。)からファイリングキャビネットの下位の段の引き出しに移し替えるものとする。

5　前項の規定にかかわらず，広域計画，各種台帳その他の文書ファイルであって，名称は変わらないが，その中身は常に最新のものに差し替えられることとなるものは，継続文書として引き続きファイリングキャビネットの上段の引き出しに保管することができる。この場合において，フォルダーラベルには，文書の所属年度及び保存期間を記載せず，左端に「(継)」と記載するものとする。

2　ファイル基準表は，年度末に2部作成し，翌年度の4月末日までに総務課の文書取扱主任に1部提出するものとする。

2　前項の文書保存箱を保存するには，次条第1項に規定する公文書の保存期間の基準に従って保存期間を定め，ファイル基準表に当該保存期間及び引継番号(主務課に備え付けられた番号簿により付せられた番号で文書保存箱を特定するためのものをいう。)を記載し，これを総務課長に提出してその決裁を受けなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず，使用頻度が高いため事務室において保管する必要がある前々年度の文書ファイルについては，常用文書としてファイリングキャビネットの上段の引き出しに保管することができる。この場合において，フォルダーラベルには，文書ファイルの所属年度及び保存期間を記載するほか，左端に「(常)」と記載するものとする。

4　総務課の文書取扱主任は，第2項の決裁手続を終えたときは，保存すべき文書保存箱の書棚の場所を指定し，ファイル基準表に当該書棚の番号を記載して主務課の文書取扱主任に当該ファイル基準表を返付しなければならない。この場合において，総務課の文書取扱主任は，当該ファイル基準表の写しを1部作成し，前条第2項の規定により既に提出されているファイル基準表と差し替えるものとする。

2　次の各号に掲げる公文書については，前項の保存期間の満了する日後においても，当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長しなければならない。この場合において，1の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存しなければならない。

3　主務課長は，保存期間が満了した公文書について，職務の遂行上必要があると認めるときは，総務課長との協議の上，一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において，当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも，同様とする。

4　保存期間(延長された場合にあっては，延長後の保存期間。次項において同じ。)が満了した公文書については，廃棄するものとする。

5　主務課長は，公文書の保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由がある場合において当該公文書を廃棄するときは，廃棄する公文書の名称(文書にあっては，廃棄する文書ファイルの名称)，当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成しておかなければならない。

2　主務課長は，必要があるときは，総務課長に対し理由説明書を提出し，前項の規定による指定を求めることができる。

2　保存されている文書ファイルの貸出しを受けようとする者は，保存文書ファイル貸出申請書(様式第8号)を総務課長に提出し，その許可を受けなければならない。

2　主務課の文書取扱主任が保存期間が満了した公文書を廃棄しようとしないとき，又は主務課が不明のときは，総務課の文書取扱主任は，当該公文書を廃棄することができる。

この訓令は，平成20年1月15日から施行する。

この訓令は，平成20年10月17日から施行する。

この訓令は，平成28年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年2月1日から施行する。

この訓令は，令和3年12月27日から施行する。